Wie reduziere ich manuelle Verwaltungsarbeiten in der Seminarverwaltung?
Seminare sind essenziell, um sich sowohl beruflich als auch persönlich weiterentwickeln zu können. Sobald man jedoch selbst Seminare anbietet, wird man schnell mit einigen Hürden konfrontiert. Egal ob selbstständig oder als Unternehmen: Der Aufwand für die Seminarverwaltung kann enorm sein. In dieser Beitragsreihe beleuchten wir die fünf größten Probleme in der Seminarverwaltung und wie du sie lösen kannst.
Manuelle Verwaltung von Aufgaben und Daten ist ineffizient
Beim Planen von Veranstaltungen stößt man vor allem auf eine große Herausforderung: hohe Datenmengen. Egal ob Teilnehmerdaten, Rechnungen oder andere Daten – sie zu verwalten kann sehr aufwendig sein, besonders wenn man Tools wie Excel nutzt.
Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel sind sinnvoll für kleinere Datenmengen, aber wenn du viele Seminare anbietest, wird es irgendwann unübersichtlich. Zudem ist die manuelle Verwaltung deiner Daten tatsächlich ein großer Nachteil für dein Tagesgeschäft. Hierzu zählen:
- Fehleranfälligkeit
- Zeitmangel
- Mangelnde Datensicherheit
1. Fehleranfälligkeit:
Menschen machen Fehler. Gerade bei sehr vielen Daten ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich Fehler einschleichen. Hat man einmal nicht aufgepasst, können möglicherweise Kundendaten falsch oder gar nicht mehr vorhanden sein. Das manuelle Aktualisieren von Daten führt nicht nur zu Problemen, sondern macht die Verwaltung auch sehr ineffizient.
Außerdem führt der Mehrbenutzerzugriff bei manueller Datenverwaltung immer wieder zu Problemen. Wenn mehrere Personen gleichzeitig die Daten in einem Programm wie Excel bearbeiten, führt dies zu Inkonsistenzen und Daten werden fehlerhaft verändert.
2. Zeitmangel:
Wir alle kennen es: Der Tag hat nicht genug Stunden, um die ganze Arbeit zu erledigen. Gerade als Coach oder kleines Team musst du deine Zeit effizient einteilen, damit wichtige Aspekte des Geschäfts erledigt werden können. Administrativen Tätigkeiten rauben dir wertvolle Zeit, die du eigentlich in die Kundenakquise oder das Marketing stecken könntest. Das manuelle Verwalten von Daten ist nicht nur eine monotone Arbeit, sondern es dauert auch sehr lange, jedes Mal die Daten zu überprüfen und einzutragen.
3. Mangelnde Datensicherheit:
Die Daten deiner Kunden in einer simplen Tabelle abzulegen, birgt potenzielle Gefahren in Bezug auf die Sicherheit. Zwar kannst du deine Daten mit einem Passwort schützen, allerdings sind die Informationen nicht verschlüsselt und liegen im schlimmsten Fall an einem Ort, wo mehrere Personen Zugriff haben.
Die Konsequenzen von mangelnder Datensicherheit in der Seminarverwaltung haben wir in einem anderen Beitrag näher erläutert: Weiter zum Blogbeitrag
Wie kann ich meine Daten effizient verwalten?
Die Lösung für eine zeitsparende und einfache Verwaltung von Daten ist die Automatisierung. Mit einer Seminarverwaltungssoftware musst du deine administrativen Aufgaben nicht mehr selbst erledigen und kannst deine Zeit in die Gestaltung deiner Kurse investieren.
Mit einer Software wie LANcloud kannst du sicher sein, dass deine Daten fehlerfrei verarbeitet werden und auch bei Änderungen immer aktuell bleiben. Zudem sind deine Daten sicher, da unsere Server in Westeuropa liegen und damit der DSGVO-Verordnung unterliegen. Dadurch haben Dritte keinen Zugriff auf deine Teilnehmerdaten und sie können nicht von außen manipuliert werden.
Eine Seminarverwaltungssoftware übernimmt die monotonen und langwierigen Aufgaben wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen oder die Aktualisierung von Daten. Zudem können sich deine Teilnehmer ganz einfach über dein eigenes Buchungsportal selbst anmelden.
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