Der automatisierte Beleg- und Rechnungsversand von LANcloud hilft dir dabei, den Überblick über deine eingehenden Zahlungen zu behalten. Die Software generiert und versendet die Belege und Rechnungen automatisiert bei der Buchung der Veranstaltung. Ein manueller Versand von Rechnungen ist weiterhin möglich.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, Teilnahmen von einer Veranstaltung auf eine andere umzubuchen. Hier wird in LANcloud eine Stornorechnung für die erst gebuchte Veranstaltung erzeugt und versendet. Für die neue Teilnahme generiert die Anwendung eine neue Rechnung sowie Anmeldebestätigung und versendet diese. Sollte es bei der Umbuchung zu einer preislichen Differenz kommen, wird dies in der neuen Rechnung berücksichtigt, sodass dem Teilnehmenden die Differenz entweder erstattet wird oder er diese als Nachzahlung tätigen muss.
Mit dem automatisierten Rechnungsversand sparst du Zeit und vermeidest manuelle Fehler bei der Rechnungsstellung.
Erstelle direkt bei der Buchung eine XRechnung für Firmenkunden.
Ab 2025 wird das Empfangen von E-Rechnungen für jedes Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Der B2G- und B2C-Bereich ist bereits seit 2020 von dieser Umstellung betroffen. Die XRechnung ist ein Format für elektronische Rechnungen (E-Rechnung) und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 16931. Damit kannst du strukturierte Daten im XML-Format senden und empfangen.
In LANcloud kannst du direkt bei der Buchung die Umsatzsteuer-ID und die Leitweg-ID eines Unternehmens/einer Einrichtung abfragen. Für Privatpersonen ist diese Angabe derzeit nicht möglich. Mitarbeiter des Unternehmens/der Einrichtung erhalten die Rechnung zunächst noch als PDF automatisiert per E-Mail. Die generierte XRechnung kann in der Verwaltungsebene von LANcloud erstellt, gespeichert und an die zuständige Stelle versendet werden.
Rechnungsabsender: Name, Ort, Land, PLZ, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die eigene Umsatzsteuer-ID.
Rechnungsempfänger (Firma): Name, Ort, Land, PLZ, E-Mail-Adresse, die Umsatzsteuer-ID und Leitweg-ID (diese werden direkt im Buchungsprozess erfasst).
Wenn nicht alle relevanten Angaben (wie die Umsatzsteuer-ID oder Leitweg-ID) vom Teilnehmer angegeben wurden, wird nur eine normale Rechnung erstellt. Eine XRechnung kann dann nicht nachträglich zur ursprünglichen Rechnung erzeugt werden.
Nach dem Ausfüllen aller fehlenden Felder, kann eine neue Rechnung erstellt werden, die das XRechnungs-Format erfüllt.
In den Finanzeinstellungen von LANcloud bestimmst du, in welcher Form deine Preise im Buchungsportal angezeigt werden. Für die Erstellung der XRechnung hat es keine Bedeutung, ob du die Preise als Brutto oder Netto anzeigst. In der generierten XRechnung werden automatisch nur deine Nettopreise berücksichtigt, und bestehende Bruttopreise werden in Nettopreise umgerechnet.
Mit den grafischen Auswertungen erhältst du einen Überblick über die wichtigsten Geschäftszahlen. Aktuell stehen Auswertungen für den Bereich der Belege (Rechnungen und Stornorechnungen), die Raumbelegungen, sowie für deine Fragebögen zur Verfügung.
Bei der Auswertung kannst du dich entweder auf eine bestimmte Veranstaltung oder einen von dir definierten Zeitraum festlegen. Anhand dieser Angaben wird die Auswertung für dich erstellt.
Mit einem Blick sehen, wie erfolgreich eine Veranstaltung gelaufen ist.
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