Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?
Viele Menschen denken bei einer E-Rechnung zunächst an eine Rechnung im PDF-Format. Das ist verständlich, da in Deutschland im allgemeinen Sprachgebrauch oft genau das gemeint ist. Eine PDF-Rechnung wird elektronisch erstellt und normalerweise per E-Mail an den Kunden gesendet, also auf elektronischem Wege übermittelt.
Da das Umsatzsteuergesetz und die Finanzverwaltung bisher keine spezifischen Vorgaben zur elektronischen Rechnung definiert haben und den Begriff im Vergleich zur EU weiter gefasst haben, erfüllte diese Form lange Zeit die Anforderungen an eine E-Rechnung und war steuerlich zulässig.
Ab 2025 wird sich dies durch den Bundesratsbeschluss zur Steuervereinfachung und Steuerfairness ändern. Ab dem 01. Januar 2025 dürfen Rechnungen im PDF-Format nur noch mit der Zustimmung des Empfängers versendet werden. Dann wird ein strukturiertes Datenformat erforderlich sein, das automatisch erstellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann und der EU-Richtlinie 16931 entspricht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen werden dann, wie im Kontext der EU-Norm, nicht mehr als E-Rechnung anerkannt, da ihnen die strukturierten Daten für eine automatisierte Verarbeitung fehlen. Sie werden ab diesem Zeitpunkt als sonstige Rechnungen eingestuft.
Weitere Informationen über die gesetzlichen Änderungen und die angegebenen Fristen findest du in unserem Blogbeitrag: „Die Zukunft der Rechnungsstellung: Warum E-Rechnungen unverzichtbar sind.“
Was ist eine XRechnung?
Angesichts dieser bevorstehenden Änderungen gewinnt die XRechnung an Bedeutung. Die XRechnung ist ein Format für elektronische Rechnungen (E-Rechnung) und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 16931. Sie bietet zahlreiche Merkmale und Funktionen, die eine effiziente und gesetzeskonforme elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglichen. Es handelt sich um eine XML-basierte Struktur, die speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen konzipiert wurde. Die XRechnung wurde eingeführt, um den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerecht zu werden, die festlegt, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen.
Vorteile der XRechnung:
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen und Verwaltungen Zeit und Kosten sparen.
- Fehlerreduktion: Die strukturierte Datenübertragung minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern und manuellen Eingabefehlern.
- Nachhaltigkeit: Der elektronische Rechnungsversand reduziert den Papierverbrauch und trägt zur Umweltfreundlichkeit bei.
- Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards wird gewährleistet.
Solltest du bisher noch Rechnungen im PDF-Format versenden und zu den entsprechenden Einrichtungen und Unternehmen zählen, die von der Umstellung betroffen sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg. Wir beraten dich gerne bei der Umstellung auf ein ERP-System. Unsere Experten stehen dir zur Beantwortung deiner Fragen bereit. Kontaktiere uns gerne.
Als Anbieter von Veranstaltungen, Seminaren oder Kursen kann dich LANcloud bei der Umsetzung der xRechnung unterstützen. Dort kannst du bereits bei der Buchung alle relevanten Angaben zur Erstellung einer xRechnung abfragen und diese im Anschluss erstellen. Weitere Informationen zur Erstellung einer xRechnung in LANcloud findest du hier: „Rechnungserstellung in LANcloud.“