Die Zukunft der Rechnungsstellung:

Warum E-Rechnungen unverzichtbar sind

Die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt, versendet und verarbeitet werden, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. In einer zunehmend digitalen Welt sind traditionelle Papierrechnungen oft ineffizient und fehleranfällig. Hier kommen XRechnung und E-Rechnung ins Spiel, Schlüsseltechnologien, die die Zukunft der Rechnungsstellung revolutionieren. Erfahre, warum die elektronische Rechnungserstellung ab 2025 für viele Unternehmen und Behörden unverzichtbar sein wird und wie sie deinen Geschäftsalltag verbessern kann.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, umfasst nach EU-Norm 16931 alle elektronischen Rechnungen, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dies ermöglicht dem Rechnungsempfänger eine automatisierte Weiterverarbeitung ohne manuelles Eingreifen. Formate wie PDF, UBL, CII, EDI, XRechnung und ZUGFeRD gehören zu diesen strukturierten Formaten und bieten flexible Integration sowie eine rechtliche Sicherheit.

Die Rechnungsinhalte werden mithilfe eines XML-Datensatzes übermittelt, der ausschließlich maschinell verarbeitet werden kann. Aufgrund der XML-Codierung können Empfänger ohne entsprechendes Wissen diese Daten nicht direkt lesen. Für eine bessere Lesbarkeit können zusätzliche Unterlagen und Informationen beigefügt werden.

Vorteile der Integration der elektronischen Rechnung:

• Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Erkennung des passenden Rechnungsformats in deinem ERP-System entfällt die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten. Rechnungen können schneller versendet und vom Empfänger sofort weiterverarbeitet werden, wodurch interne Bearbeitungszeiten und manuelle Erfassung wegfallen. Insgesamt minimiert die E-Rechnung Zeitverluste durch verspätete Zahlungen und verbessert die Produktivität durch automatisierte Überwachung und Mahnprozesse. Bei Steuerprüfungen können Prüfer die relevanten Dateien selbst abrufen, was den Prozess vereinfacht und keine zusätzlichen Unternehmensressourcen beansprucht.
• Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit: Unternehmen können bis zu 68 Prozent der Prozesskosten pro Rechnung einsparen, da Ausgaben für Papier, Briefumschläge, Druck und Porto entfallen. Dies reduziert den Papierverbrauch und verbessert die ökologische Bilanz.
• Sicherheit: Die Codierung des elektronischen Formats erschwert die Manipulation der Rechnungen erheblich.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital, und E-Rechnungen spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Für Unternehmen jeder Größe und Branche sind sie unverzichtbar und teilweise bereits gesetzlich vorgeschrieben. Aktuell gelten folgende Nutzungsrichtlinien:

Business to Government (B2G): Seit 2020 ist die Nutzung von XRechnungen verpflichtend und müssen an den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) gesendet werden.

Business to Customer (B2C): Seit 2020 müssen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Business to Business (B2B): Ab 2025 wird die Nutzung von elektronischen Rechnungen verpflichtend. Es gelten Übergangsfristen.

Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich im Überblick

01.01.2025

Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. Papierrechnungen können weiterhin versendet werden, verlieren jedoch ihre bevorzugte Stellung. Andere Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit der Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027

Unternehmen von mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. Wiederum Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz weniger als 800.000 € dürfen weiterhin verschiedene Rechnungsformate (Papier, PDF, etc.) verwenden.

01.01.2028

Alle Unternehmen sind verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen gemäß EN 16931 auszutauschen. Zudem dürfen EDI-Verfahren gemäß EN 16931 weiterhin genutzt werden.

01.01.20xx

Der Austausch von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird für alle Unternehmen zur Pflicht. Rechnungsdaten sollen über eine Meldeplattform ausgetauscht werden.

Quelle: Sage.com

Wichtig: Ab 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für jedes Unternehmen im B2B Bereich ein Muss. Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls für steuerpflichtige B2B Rechnungen im Inland (Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise) verpflichtend werden.

Wenn du bisher noch nicht auf die elektronische Rechnungsstellung umgestiegen bist, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für die Zukunft zu stellen. In LANcloud erleichtern wir dir den Umstieg, da die E-Rechnung in Form der XRechnung bereits implementiert ist. Hier zeigen wir dir, wie die XRechnung in LANcloud implementiert ist. Mach den Schritt in die digitale Zukunft und profitiere von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung.